Start-ups - business account, withdrawals
Tips for your business account and the distribution of income / salary (also for self-employed)
1. Separate business and private accounts
It is not mandatory for partnerships, but it is sensible. For one thing, it helps the accountant and the tax office. For another, it helps to keep an overview and thus fulfil your most important entrepreneurial function.
If you work with an accounting tool like SevDesk or Lexoffice, you can import the transactions from your business account – this also speaks for a separate account – because otherwise you have to clean up all the private transactions before you can properly sort the receipts.
2. Banks for start-ups
Local banks can sometimes be sensible if you need financing later or immediately – it helps build a certain trust.
There are many online banks, and the banking landscape is constantly changing. I don't want to make any bank recommendations, but I have often heard positive things about N26. It belongs to Deutsche Bank and reportedly has very good conditions for start-ups of all sizes (account comparison: https://n26.com/de-de/konten-vergleichen).
A bank based in Germany is advisable and speaks for quality. And make sure the bank you choose can be linked with your accounting software (for example, N26 works with SevDesk). Then you have maximum comfort.
Reserves for back payments and other expenses can be managed manually but also smartly automatically by some online banks like N26, which can calculate the tax burden for you and separate the money in so-called spaces. Spaces are essentially mini sub-accounts that you can flexibly open and close via the app.
1. Withdrawals from the business account for back payments
Self-employed people should withdraw a maximum of 50 per cent of the income less expenses (i.e. profit before tax) into the private sector. The rest should remain on the account or be separated for tax back payments, increasing health and pension insurance contributions, etc. due to increasing profits. These are, of course, back payments to be made privately. How you handle the withdrawals or separation is best determined by yourself. You know yourself best and know what works best for you to avoid too many private withdrawals.
If you can pay yourself a salary like with a GmbH, you don’t need the withdrawals for living expenses.
You can also park part of the income in separate accounts to prevent too much withdrawal. This can even be done cleverly automatically with online banks via so-called spaces: see point "Banks for start-ups".
If you withdraw more than these – very roughly set – 50 per cent, you risk – with increasing profits or higher profits than in the first estimate to the tax office – not being able to pay future obligations from taxes, pension insurance, and health insurance! And that can have VERY unpleasant consequences!
You can roughly estimate the upcoming tax back payments yourself if you know your annual profit before tax; there are online tools for this (e.g.: https://www.bmf-steuerrechner.de/ekst/eingabeformekst.xhtml). Then you can set the money aside.
Pension insurance adjusts the contributions only after you have submitted the tax assessment. Health insurers, however, calculate retrospectively. With contribution rates and contribution assessment ceilings, you can roughly calculate back payments and refunds.
2. Distribution of receipts on the private account
Create a reserve system as mentioned above!
You should distribute the money on the private account with iron discipline as follows (except in absolute emergencies) to build up wealth. You can NEVER start building wealth too early!
Make a plan. We recommend the following distribution of private withdrawals or salary (after you have separated money for possible back payments, taxes, and health insurance!):
2.1 Basic account (current account):
50 per cent for the ongoing necessary costs of the month.
Examples: rent, food, necessary payments such as instalments.
2.2 Investment account:
20 per cent (for future investments, further training, emergencies)
Examples: car, washing machine, technology.
2.3 Wealth account:
20 per cent (wealth accumulation)
No withdrawals from this! Never, except in an absolute emergency. Consider beforehand: can I save on current costs? Calculate the savings over 12 or 5 years; then you will see how it pays off.
2.4 Fun account:
10 per cent (holiday, entertainment, luxury, etc.)
Dear reader,
the information is compiled with love. Do you find something that is not right? Would you like additions? Then please get in touch; I look forward to feedback! info@beatehackmann.com
Much success and happiness at all times!
Beate Hackmann
This information does not claim legal validity and completeness and does not replace legal or tax advice.
1. Trenne Geschäfts- und Privatkonto Eine Pflicht dazu bei Personengesellschaften gibt es nicht, es ist aber sinnvoll. Zum einen für den Steuerberater und das Finanzamt. Zum anderen, um den Überblick zu behalten und damit deiner wichtigsten Unternehmerfunktion nachzukommen. Wenn du mit einem Buchhaltungstool arbeitest wie SevDesk oder Lexoffice kannst du die Umsätze von deinem Geschäftskonto importieren – auch das spricht für ein separates Konto – denn sonst musst du alles Private bereinigen, bevor du ordentlich Belege zu sortieren kannst. 2. Banken für Gründer Klassische Banken vor Ort sind manchmal sinnvoll, wenn du später oder gleich eine Finanzierung brauchst – dann baut sich schon ein gewisses Vertrauen auf. Online-Banken gibt es viele, es ändert sich ständig in der Bankenlandschaft ständig etwas. Ich möchte keine Empfehlungen für Banken aussprechen, aber öfters positiv gehört habe ich von N26. Sie gehört zur Deutschen Bank und hat wohl sehr gute Konditionen für Gründer jeder Größe (Kontenvergleich: https://n26.com/de-de/konten-vergleichen ). Ein Sitz der Bank in Deutschland ist empfehlenswert und spricht für die Qualität. Und achte darauf, dass die Bank, die du wählst, mit deinem Buchhaltungsprogramm verknüpfbar ist (zum Beispiel N26 geht mit SevDesk). Dann hast du maximalen Komfort. Rücklagen für Nachzahlungen und Sonstiges gehen manuell, aber auch smart automatisch über manche Online-Banken wie N26, die die Steuerbelastung für dich ausrechnet und das Geld separieren kann in sogenannten Spaces. Spaces sind gewissermaßen Mini-Unterkonten, die du flexibel über die App eröffnen und schließen kannst. 1. Entnahmen Geschäftskonto, Nachzahlungen Selbständige sollten von den Einnahmen abzüglich Ausgaben (also vom Gewinn vor Steuern) etwa maximal 50 Prozent entnehmen in den Privatbereich. Der Rest sollte für Steuernachzahlungen, Steigerung von Krankenkassen- und Rentenversicherungsbeiträge etc. durch steigende Gewinne auf dem Konto bleiben beziehungsweise separiert werden. Das sind natürlich Nachzahlungen, die privat zu leisten sind. Wie du das mit der Entnahme bzw. Separierung regelst, bestimmst du am besten selbst. Du kennst dich und weißt, was für dich am besten wirkt, um zu hohe Verfügungen für den Privatverbrauch zu vermeiden. Solltest du dir ein Gehalt zahlen können wie bei der GmbH, benötigst du die Entnahmen natürlich nicht für den Lebensunterhalt. Du kannst auch einen Teil der Einnahmen auf separaten Konten parken, um der Gefahr, zu viel zu entnehmen, vorzubeugen. Das geht sogar pfiffig automatisch bei Onlinebanken über sogenannte Spaces: Siehe Punkt „Banken für Gründer“. Entnimmst du mehr als diese – sehr pauschal angesetzten – 50 Prozent, läufst du in Gefahr - bei steigenden Gewinnen oder höheren Gewinnen als in der ersten Schätzung gegenüber dem Finanzamt - kommende Verpflichtungen aus Steuern, Rentenversicherung und Krankenversicherung nicht zahlen zu können! Und das kann SEHR unangenehme Auswirkungen haben! Du kannst die kommenden Steuer-Nachzahlungen natürlich selbst grob überschlagen, wenn du deinen Jahresgewinn vor Steuern kennst, es gibt Internet-Tools dazu (z. B.: https://www.bmf-steuerrechner.de/ekst/eingabeformekst.xhtml). Dann kannst du das Geld zurücklegen. Die Rentenversicherung erhöht oder senkt die Beiträge erst, wenn du den Steuerbescheid eingereicht hast. Krankenkassen berechnen aber rückwirkend. Mit Beitragssätzen und Beitragsbemessungsgrenzen kannst du Nachzahlungen und Erstattungen grob ausrechnen. 2. Verteilung der Eingänge auf dem Privatkonto Schaffe dir ein Rücklagensystem, angesprochen habe ich es ja schon oben! Das Geld auf dem Privatkonto solltest du mit eiserner Disziplin wie folgt verteilen (bis auf absolute Notfälle), um Vermögen aufbauen zu können. Mit Vermögensaufbau kannst du NIEMALS früh genug anfangen! Mach dir einen Plan. Wir empfehlen folgende Aufteilung von den Privatentnahmen bzw. vom Gehalt (nachdem Du Geld für eventuelle Nachzahlungen, Steuern und Krankenkasse separiert hast!): 2.1 Basiskonto (Girokonto): 50 Prozent für die laufenden notwendigen Kosten des Monats. Beispiele: Miete, Essen, notwendige Zahlungen wie Raten. 2.2 Investitionskonto: 20 Prozent (für kommende Investitionen, Weiterbildung, Notfälle) Beispiele: Auto, Waschmaschine, Technik. 2.3 Reichtumskonto: 20 Prozent (Vermögensaufbau) Hiervon bitte keine Entnahmen! Niemals, außer im absoluten Notfall. Überlege vorher: kann ich bei den laufenden Kosten etwas einsparen? Rechne dir die Ersparnis über 1,2, ja 5 Jahre aus, dann siehst du wie es sich lohnt. 2.4 Fun-Konto: 10 Prozent (Urlaub, Unterhaltung, Luxus etc.) Liebe Leserin, lieber Leser, die Informationen sind mit Liebe zusammengestellt. Du findest etwas, was nicht richtig ist? Du hättest gern Ergänzungen? Dann melde dich bitte, ich freue mich über Feedback! info@beatehackmann.com Viel Erfolg und Glück jederzeit! Beate Hackmann Diese Informationen erheben keinen Anspruch auf Rechtsgültigkeit und Vollständigkeit und ersetzen weder anwaltliche noch steuerliche Beratung.
